Le jour où un salarié envoie une demande de droit d’accès RGPD, vous avez un mois pour répondre. Sans procédure, ni cartographie de vos données, ni modèles de courriers prêts, ce délai est intenable. Nous préparons votre entreprise à répondre le jour J, sans stress et sans risque de sanction CNIL.

Pourquoi anticiper une demande de droit d’accès d’un salarié

Depuis 2023, les demandes de droit d’accès envoyées par des salariés ou anciens salariés explosent. Elles sont devenues une arme préparatoire au contentieux prud’homal : constituer un dossier avant la négociation, faire pression sur la direction, retarder une procédure disciplinaire.

Le périmètre demandé est souvent démesuré : intégralité de la messagerie professionnelle, historique Slack ou Teams, tickets IT, dossiers RH. Plusieurs milliers, parfois plusieurs dizaines de milliers de documents, à trier, caviarder et communiquer en un mois.

Le jour où la demande arrive, il est déjà trop tard pour improviser :

• Le RGPD impose un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.
• Une réponse incomplète ou tardive expose à une plainte CNIL et à une sanction jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires groupe ou 20 millions d’euros.
• La chambre sociale de la Cour de cassation a confirmé le 18 juin 2025 (n° 23-19.022) qu’un employeur qui ne communique pas les courriels professionnels commet une faute, même s’il a communiqué le reste du dossier.

La seule stratégie qui fonctionne : préparer l’entreprise en amont, pour que la première demande ne soit pas la première fois que vous cherchez qui, où, comment et en combien de temps.

Ce que nous faisons pour vous : préparer votre entreprise à répondre le jour J

Notre accompagnement est packagé et se déroule sur trois à six semaines, en coordination avec vos équipes RH, votre DPO externe ou interne, et votre DSI. Quatre volets :

1. Formation ciblée RH, DPO et direction

• Un atelier de deux heures pour comprendre le périmètre exact du droit d’accès : ce qui doit être communiqué, ce qui peut être exclu et sur quel fondement (droits des tiers, secret d’affaires, propriété intellectuelle).
• Décryptage des positions CNIL et CEPD sur l’accès aux emails professionnels, à Slack ou Teams, aux logs IT.
• Retour d’expérience sur les demandes types que vous verrez arriver : salarié en arrêt maladie, salarié en négociation de rupture, ancien salarié préparant un contentieux.

2. Cartographie des données à préparer avant la demande

• Inventaire des sources de données concernées : messagerie professionnelle, Slack, Teams, dossier RH, tickets IT, logs de connexion, sauvegardes.
• Identification des personnes qui savent extraire chaque source, et estimation du temps nécessaire.
• Audit des durées de conservation : ce qui peut être raccourci pour réduire la matière à trier le jour J.

3. Procédure interne « demande de droit d’accès salarié »

• Procédure écrite pas à pas : qui reçoit la demande, qui coordonne, quels arbitrages remontent à la direction, quel calendrier tenir.
• Grille de tri opérationnelle : quelles catégories d’éléments caviarder, comment documenter les exclusions.
• Registre de traçabilité pour prouver, en cas de contrôle CNIL, la diligence de l’entreprise.

4. Modèles de courriers et exercice à blanc

• Trois modèles de courriers types prêts à envoyer : accusé de réception avec demande de précision, prolongation de délai pour demande complexe, remise finale avec justification des restrictions.
• Un exercice à blanc sur un cas fictif proche de votre contexte, pour tester la procédure et identifier les points de blocage avant qu’ils ne surviennent pour de vrai.

Livrables

Comment nous travaillons

Volkane est un cabinet d’avocats en droit des affaires. Nous accompagnons les éditeurs SaaS, les plateformes et les PME sur leurs enjeux RGPD, en coordination avec vos équipes RH et votre avocat en droit social.

Nos honoraires sont forfaitaires et communiqués après un premier échange de cadrage gratuit. L’accompagnement se déroule sur trois à six semaines selon la maturité de votre organisation, avec deux points d’étape et une restitution finale.

Réserver votre accompagnement

Le premier échange de cadrage dure 20 minutes et est sans engagement. À l’issue, nous vous adressons un devis forfaitaire.

Volkane est un cabinet d’avocats inscrit au barreau de Paris. Toutes les informations échangées lors de notre échange sont couvertes par le secret professionnel.